私は飲食店を開業して５年になります。この５年間でスタッフの数は増えたのですが、入社・退社の手続きも増えて、
タイムカードや履歴書などの人事関連の書類が収まりきらなくなってきたため、処分しようかと考えています。
このような人事関連の書類の保存期間に法律で決まりはあるのでしょうか？
また、決まりがある場合、これらの書類はいつまで保存しておけば良いのでしょうか？
会社で作成される人事関係の書類には、それぞれを管轄する法律により保管期間が定められています。
◇労働基準法 第１０９条（記録の保存）
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を
５年間保存しなければならない。
労働三帳簿と呼ばれる「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」は当然のこと、それ以外に雇用契約書や労働条件通知書、解雇予告通知書、残業指示書、賃金決定書類、昇給資料、労使協定書などの書類も併せて５年間保管しなければなりません。これらの書類については、以前は保存期間が３年と定められていましたが２０２０年４月の民法改正や賃金請求権の消滅時効期間に合わせて賃金台帳、出勤簿等の記録の保存期間が５年に延長されましたのでご注意ください。
また、賃金台帳に関しては国税通則法では７年間の保存が義務付けてられていますので、国税通則法を優先して、７年間保存しておく必要があります。
次に社会保険関係（健康保険・厚生年金保険）の書類ですが、こちらは２年間の保存が義務づけられています。「健康保険に関する書類」とは、具体的には資格取得確認通知書、資格喪失確認通知書、被保険者標準報酬決定通知書などの文書のことを指しています。
◇健康保険法施行規則 第３４条（事業主による書類の保存）
事業主は、健康保険に関する書類を、その完結の日より二年間保存しなければならない。
その他の書類についても法律で定められており、まとめると次のようになります。
- ・一般健康診断個人票 5年間の保存義務
- ・衛生委員会等の議事録 ３年間の保存義務
- ・雇用保険の被保険者に関する書類 ４年間の保存義務
- ・その他雇用保険に関する書類 ２年間の保存義務
- ・労働保険料の徴収・納付に関する書類 ３年間の保存義務
- ・労災保険に関する書類 ３年間の保存義務
このように各々の法律を確認して、適切に保存するようにしてください。特に労働関係の書類については、適切に作成・保存されていない場合は労働基準法違反となり、３０万円以下の罰金を科せられるおそれもありますのでご注意ください。
飲食店オーナー・経営者のみなさんへ 飲食店の人事労務管理を得意としています。事業発展のため、徹底的に事業主の立場に立った労務管理を提供します。
『飲食業界の労務管理アドバイザー』 特定社会保険労務士
田中 靖浩
Yasuhiro Tanaka
昭和47年生まれの新進気鋭の社会保険労務士。西日本最大級の牧江社会保険労務士法人に入社して10年。今や、社員数40名のリーダーとなり、顧問先企業の人事労務管理や講演・セミナーの講師など、東奔西走の活躍をしている。社会保険労務士界の若きホープとして注目されている。
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